每一家新加坡公司都必须在注册后六个月内委任公司秘书，且该人须通常居于新加坡。这是法定职位，不是行政上的客套，无人过问时会带来实际后果。
我们担任公司秘书并处理相关事务，好处在于：当登记册上的某一项忽然变得重要时，维护这些记录的人本身就是律师。
我们做什么
法定登记册。 成员、董事、秘书、控制人与押记登记册，保持准确并及时更新。这些是公司关于谁拥有、谁控制它的正式记录，也是任何交易、融资或纠纷中第一个被查阅的东西。
向会计与企业管制局呈报。 年度申报表、高级职员与股权变动、地址与章程变更，以及其余的呈报日程，按时完成。逾期呈报的罚款完全可以避免。
董事会与股东会。 议程、通知、决议与会议记录，形式与通知期须符合章程与《公司法》的要求。若公司免除年度股东大会，我们会确保是依规免除，而不是干脆不开。
股份转让与配发。 妥善记录转让、配发与回购，在应缴印花税时办理加盖印花，并更新登记册。股份交易记录草率，是日后麻烦的常见来源。
章程文件。 起草与修订章程，使其贴合公司实际的运作方式，而不是套用标准格式再想办法绕开。
为董事提供支援。 就义务、利益冲突、申报，以及董事会应当记录什么提供务实的意见，尤其在公司情况正在变化的时候。
为什么它比看起来重要
公司秘书工作多数是例行的，容易被当成归档。有三点使这种想法有风险。
董事承担个人义务。 《公司法》下的义务附着于个人而非公司，违反时是对个人追究。
登记册会被人依赖。 买方、银行或法院会把登记册当作公司权属与控制权的记录。当它与各方的认知不一致时，通常是登记册胜出。
问题会悄悄累积。 一笔未入册的股份转让，或一份从未妥善通过的决议，可以安然无事地放上几年，然后在一笔交易进行到一半时冒出来，而此时要补正，需要那些如今有理由不配合的人配合。
现在这是受规管的活动
《2024 年企业服务提供者法》使以经营方式提供企业服务成为受规管活动。担任您公司秘书、保管登记册或提供董事人选的人，都必须向 ACRA 注册；未注册而从事该工作属于犯罪，而不是技术细节。
若您正在检视由谁为您办理这些事务，这一点值得直接确认。它是一个有法律答案的问题。
与其他事务的衔接
公司秘书工作与公司注册相接，多数义务由此开始；也与记账与会计及税务与会计相接，呈报背后的数字由那里而来。
当公司不只是存在，而是在做事时，无论是融资、易主还是重组，公司与商业与并购会接手，而这些交易正是建立在公司秘书记录之上的。
新加坡公司秘书：常见问题
一定要委任公司秘书吗？
必须。每一家新加坡公司都须委任，须在注册后六个月内完成，且该人须通常居于新加坡。此职位不能空置，独任董事也不能兼任本公司的公司秘书。
逾期呈报会怎样？
会有罚款，且会累加。持续不履行还可能招致针对董事个人而非公司的执法行动。这是小公司最可避免的一笔开支。
还需要开年度股东大会吗？
符合条件的私人公司可以免除年度股东大会，但”免除”本身是一道程序。不开会，与依法无须开会，不是同一回事，而公司往往就栽在这个区别上。
我们私下转让了股份，有问题吗？
通常有，而且往往在最糟的时点被发现。股份转让需要正式的转让文书、在应缴时加盖印花、章程要求时须经董事会批准，并更新登记册。文件从未办妥的，一般还能补正，但补正需要当时涉及的所有人对当初发生了什么仍有一致的说法。
可以把公司秘书换成你们吗？
可以，这是很常规的变更。我们接手登记册与呈报日程，检视有哪些未办事项，并在任何一项成为交易中的问题之前，如实告诉您是否需要先行补正。
为什么要找律师事务所，而不是报表代办？
对结构简单的公司来说，代办完全有能力完成呈报。差别出现在问题不再例行的时候：有争议的决议、不清楚的股权、董事的利益冲突，或银行与买方提出的要求。那属于法律工作，而此时，掌握这些记录的人同时能就其提供意见，会很有帮助。
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